RMLL/LSM 2010 - 1/3 - Thèmes et partage d'une vision commune

Voilà, les RMLL 2010 ont fermé leurs portes au public (beaucoup sont encore en train de ranger …).

Préambule

Il est désormais temps de mettre par écrit quelques sentiments, impressions et enseignements que j’ai pu tirer de cette semaine très chargée en termes de boulot, rencontres et échanges.

Ce billet est le premier d’une série de 3 qui auront pour sujet :

• Thèmes et partage d’une vision commune (ce billet)
• Internationalization (en)
• RMLL : perfect setup (fr)

Disclamer : ces idées/sentiments/enseignements ne sont que des idées personnelles et ne représentent en aucun cas les idées/sentiments/enseignements du comité d’organisation des RMLL 2010 sur cette édition.

Gestion des thèmes

Cela faisait deux ans que j’étais coordinateur de thème (sécurité en 2008 et adminsys/sécu en 2009).

Cette année, en tant que régional de l’étape et garçon un peu expérimenté, le comité d’orga m’a proposé d’intégrer le comité de programmes. J’ai accepté avec joie :-)

Une fois la liste des thèmes définie, le travail d’un membre du comité de programmes consiste notamment à trouver les responsables de thèmes qui géreront ces thèmes.

Le travail d’un responsable de thèmes est le suivant :

• assurer la sélection des conférences qui sont proposées (voire à en chercher d’autres)
• assurer le suivi des conférences retenues. Cela inclut leur saisie dans l’interface de programmes, leur planification, le suivi budgétaire du conférencier (niveau de prise en charge) etc.
• une fois sur place, être présent dans la salle de conférences pour assurer le bon déroulement : présentation du conférencier, respect des horaires, récupération et mise en ligne de la présentation, suivi des remboursements, debriefing.

Et le tout en concertation permanente avec le comité de programmes : bref, du boulot !

Dernier point important : tout le travail de préparation du responsable de thèmes jusqu’à l’événement se fait online. Et surtout il n’a de lien avec l’organisation physique de l’événement que via le comité de programmes (moi et Patrice cette année pour les thèmes techniques).

Partage de vision

Afin de comprendre cet événement, il est bon de savoir que les RMLL c’est :

• une mission d’évangélisation et de partage sur la région où elles se passent. Cette mission associative et éducative implique que toute personne touchée supplémentaire est un objectif accompli.
• une organisation bénévole qui chaque année se renouvelle en grande partie. Cela signifie qu’au niveau des thèmes, nous ne sommes que le bout VISIBLE de l’iceberg qui bosse derrière dans l’ombre pour que ce grand bazar de milliers de spectateurs/participants fonctionne.
• une organisation qui est importante en termes de budget géré, partenaires engagés. Cela impose une implication et un sérieux (même en short+tongs !) vital pour que les RMLL soient la manifestation attendue par le public et les partenaires qui l’ont soutenues.

Points à améliorer par rapport à cette année

Le fait de confier la responsabilité d’un thème aux RMLL à quelqu’un implique donc qu’il ait pleinement conscience de ces éléments.

Et c’est là où je pense je n’ai pas su anticiper un point pas vital mais tout de même important. Les RMLL ont une mission, une histoire et un fonctionnement qu’il faut partager et servir tous de la même manière.

Or, à mon niveau, je pense m’être contenté de trouver :

• une personne compétente sur le thème en question
• une personne utilisant/contribuant à des LL
• une personne motivée

Et cela ne suffit pas ! J’aurais aussi dû insister sur le caractère associatif, militant et exigeant de cette manifestation.

Etre responsable de thèmes c’est aussi :

• prendre en compte dans son attitude et sa communication les gens qui travaillent dans l’ombre sur l’événement et/ou depuis très longtemps en amont,
• penser collectif, se sentir membre à part entière de l’équipe d’orga et non simplement comme un individu qui gère sa mission
• prendre conscience que les RMLL sont un travail militant toujours en cours qui avance d’année en année. On s’inscrit dans une histoire et on monte sur les épaules des gens qui ont travaillé avant nous. Cela mérite le respect.

Ces trois points, je ne pense pas les avoir assez promus auprès des responsables de thèmes de cette année. Cela n’a rien engendré de facheux, juste quelques incompréhensions inutiles qui, si ce travail amont avait été (mieux) fait, n’auraient pas existées.

En dehors de cela, je pense que les 360 confs/ateliers/tables rondes/etc … n’étaient pas mal du tout :-) Merci à vous tous, responsables de thèmes, pour votre travail !